Pemberkasan merupakan proses penataan dan pengelompokan naskah (arsip) ke dalam suatu kesatuan berkas yang disusun secara sistematis dan logis, berdasarkan keterkaitan informasi, kesamaan jenis, maupun kesamaan permasalahan dalam suatu unit kerja.
Ketentuan ini mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 1 angka (32).
Adapun Pemberkasan Mandiri adalah kegiatan pemberkasan terhadap arsip yang tercipta di luar aplikasi SRIKANDI, yaitu arsip yang dihasilkan secara manual atau konvensional.
Tujuan Pemberkasan Mandiri
Pemberkasan mandiri bertujuan untuk memastikan seluruh naskah dinas, meskipun tidak dibuat melalui aplikasi SRIKANDI, tetap dapat dikelola dengan baik sesuai kaidah kearsipan.
- Menjamin pengelolaan arsip tetap tertib dan sistematis
- Mendukung penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
- Mengintegrasikan arsip manual ke dalam sistem digital
Hal ini sejalan dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang mewajibkan setiap instansi mengelola arsip secara tertib dan sesuai standar.
Ketentuan Pelaksanaan
Dalam penerapan pemberkasan mandiri, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Pemberkasan mandiri digunakan untuk naskah dinas yang dibuat di luar aplikasi SRIKANDI
- Seluruh naskah manual wajib dilakukan alih media (digitalisasi) ke format PDF
- Arsip harus dikelompokkan sesuai kaidah kearsipan, antara lain:
- Berdasarkan aktivitas/masalah/kegiatan (Rubrik)
- Berdasarkan jenis/bentuk arsip (Series)
- Berdasarkan kesamaan urusan/kasus (Dosier)
📥 Unduh Tutorial
👉 Unduh Tutorial Pemberkasan MandiriKesimpulan
Pemberkasan mandiri merupakan solusi penting untuk memastikan arsip manual tetap terkelola sesuai standar kearsipan nasional. Dengan melakukan digitalisasi dan pengelompokan arsip secara tepat, instansi dapat tetap menjalankan pengelolaan arsip yang tertib, akuntabel, dan sesuai regulasi.
Digitalisasi dan pemberkasan yang tepat akan memastikan seluruh arsip, baik manual maupun elektronik, dapat dikelola secara optimal.