Penomoran surat merupakan salah satu tahapan penting dalam proses tata naskah dinas di Aplikasi SRIKANDI. Berikut beberapa informasi dan solusi terkait penomoran surat yang sering ditanyakan oleh pengguna.
❓ Pertanyaan
Bagaimana proses penomoran surat di SRIKANDI?
✅ Jawaban
Secara umum, penomoran surat pada SRIKANDI dilakukan secara otomatis oleh sistem. Nomor surat akan terbentuk setelah proses Ambil Nomor dilakukan oleh:
- 👤 Penandatangan Pertama, atau
- 📑 Role Tata Usaha (TU)
Nomor definitif akan muncul setelah tombol Ambil Nomor diklik pada tahapan penandatanganan.
❓ Pertanyaan
Apakah penomoran surat bisa dilakukan secara manual?
✅ Jawaban
Ya, penomoran manual (konvensional) diperbolehkan dalam kondisi tertentu, seperti:
- ⚠️ Fitur penomoran otomatis tidak berfungsi.
- ⚠️ Nomor terakhir pada sistem tidak diketahui.
- ⚠️ Terjadi kendala teknis yang menghambat proses penomoran otomatis.
Dalam kondisi tersebut, akun Tata Usaha (TU) dapat melakukan penomoran secara manual sesuai ketentuan instansi.
❓ Pertanyaan
Mengapa tombol "Ambil Nomor" tidak aktif?
✅ Jawaban
Penyebab yang paling sering terjadi adalah:
- Konseptor mencoba mengambil nomor.
- Naskah belum berada pada tahap penandatanganan.
- Pengguna yang melakukan proses tidak memiliki kewenangan.
Perlu diketahui bahwa tombol Ambil Nomor hanya dapat digunakan oleh:
- 👤 Penandatangan Pertama
- 📑 Role :Tata Usaha/Sekretaris (TU)
Pastikan naskah sudah masuk ke tahap penandatanganan sebelum melakukan pengambilan nomor.
❓ Pertanyaan
Mengapa nomor surat masih tampil "xxx" atau "xx"?
✅ Jawaban
Hal ini biasanya terjadi karena:
- Nomor belum diambil.
- Proses penomoran otomatis belum berjalan.
- Naskah belum sampai ke tahap pengambilan nomor.
Silakan lakukan proses Ambil Nomor oleh penandatangan pertama atau Tata Usaha (TU). Jika sistem tidak dapat mengambil nomor secara otomatis, maka dapat menggunakan penomoran manual.
❓ Pertanyaan
Nomor dan tanggal sudah ada di sistem, tetapi tidak muncul pada PDF. Mengapa?
✅ Jawaban
Penyebab umumnya adalah:
- 📄 Parameter naskah belum diperbarui.
- 📄 Dokumen PDF belum diperbarui setelah perubahan data.
Solusinya adalah melakukan Klik : PERBARUI PDF atau memeriksa kembali parameter naskah yang digunakan.
❓ Pertanyaan
Mengapa nomor surat bisa meloncat atau tidak berurutan?
✅ Jawaban
Nomor surat dapat meloncat karena:
- Pengambilan nomor dilakukan oleh beberapa proses atau pengguna.
- Sistem telah mencatat nomor yang diambil walaupun naskah tidak diterbitkan.
- Pengguna membatalkan proses setelah nomor berhasil diambil.
Pada sistem penomoran otomatis, kondisi nomor meloncat masih dapat terjadi dan merupakan hal yang normal.
❓ Pertanyaan
Mengapa muncul pesan "Nomor Tidak Boleh Sama" saat TTE?
✅ Jawaban
Pesan tersebut muncul karena terdapat nomor surat yang sama (duplikat) pada jenis naskah yang sama.
SRIKANDI secara otomatis akan menolak proses Tanda Tangan Elektronik (TTE) apabila menemukan nomor yang sudah digunakan sebelumnya.
Solusinya:
- ✏️ Ubah nomor surat yang digunakan.
- 🔄 Lakukan Ambil Nomor kembali.
- 📑 Gunakan nomor baru yang belum pernah dipakai.
❓ Pertanyaan
Apakah dua surat dengan tanggal berbeda boleh menggunakan nomor yang sama?
✅ Jawaban
Tidak boleh.
Walaupun tanggal penerbitan berbeda, nomor surat untuk jenis naskah yang sama harus tetap unik dan tidak boleh duplikat.
Jika terdapat nomor yang sama, sistem akan menolak proses TTE sampai nomor tersebut diperbaiki.
❓ Pertanyaan
Mengapa penomoran otomatis tidak berjalan?
✅ Jawaban
Beberapa penyebab yang sering ditemukan:
- ⚙️ Format penomoran tidak sesuai Tata Naskah Dinas (TND).
- ⚙️ Skema parameter penomoran belum dikonfigurasi dengan benar.
- ⚙️ Naskah belum masuk tahap penandatanganan.
- ⚙️ Ambil Nomor belum dilakukan oleh pihak yang berwenang.
Pastikan:
- Format penomoran sesuai TND instansi.
- Skema penomoran sudah dikonfigurasi dengan benar.
- Naskah berada pada tahap penandatanganan.
- Pengambilan nomor dilakukan oleh Akun : Tata Usaha (TU) atau Penandatangan Pertama.
❓ Pertanyaan
Bagaimana jika nomor surat sudah terlanjur meloncat?
✅ Jawaban
Jika nomor surat sudah terlanjur meloncat, nomor masih dapat:
- ✏️ Disesuaikan secara manual pada kolom nomor naskah.
- 📑 Menggunakan sistem penomoran manual (konvensional) sesuai ketentuan instansi.
Penyesuaian dapat dilakukan oleh pengguna yang memiliki kewenangan terhadap proses penomoran surat.
📌 Kesimpulan:
Sebagian besar kendala penomoran surat pada SRIKANDI terjadi karena proses Ambil Nomor belum dilakukan, konfigurasi skema penomoran belum sesuai, atau adanya duplikasi nomor. Pastikan pengambilan nomor dilakukan oleh pihak yang berwenang (Tata Usaha/TU atau Penandatangan Pertama), serta selalu lakukan PERBARUI PDF apabila nomor dan tanggal belum muncul pada dokumen.