Backup File Naskah Keluar dan Masuk dalam bentuk pdf

by Srikandi /11:35

Uuntuk memastikan setiap Perangkat Daerah memiliki salinan dokumen Naskah Dinas sebagai arsip cadangan apabila terjadi kendala teknis pada aplikasi.

Ketentuan Backup Naskah Dinas

Seluruh Naskah Dinas keluar yang sudah ditandatangani oleh pejabat serta Naskah Dinas masuk sebaiknya dilakukan backup secara mandiri dengan cara mengunduh file dalam format PDF.

Perlu diketahui bahwa seluruh data Naskah Masuk dan Naskah Keluar hanya dapat dilihat secara lengkap pada akun:

Tata Usaha
Pencatat Surat

Langkah Melakukan Backup

Login menggunakan akun Tata Usaha.
Buka menu Naskah Masuk atau Naskah Keluar.
Unduh setiap naskah dalam format PDF.
Simpan file ke dalam folder arsip yang telah disusun berdasarkan bulan registrasi.

Manfaat Backup Mandiri

Melakukan backup mandiri sangat penting untuk menjaga ketersediaan dokumen apabila terjadi kendala pada sistem.

Jika aplikasi mengalami gangguan teknis.
Jika sistem tidak dapat diakses dalam waktu tertentu.
Jika diperlukan dokumen secara cepat untuk keperluan administrasi.

5. Contoh Struktur Folder Penyimpanan

Contoh pengelompokan folder arsip:

2024
 ├── Surat Masuk
 │    ├── 1. Januari
 │    ├── 2. Februari
 │
 └── Surat Keluar
      ├── 1. Januari
      ├── 2. Februari

❗ Catatan Penting

Penyimpanan arsip yang rapi dan terstruktur akan memudahkan proses pencarian dokumen serta menjadi cadangan apabila aplikasi SRIKANDI mengalami kendala teknis.

Backup dokumen secara berkala sangat dianjurkan untuk menjaga keamanan dan ketersediaan arsip Naskah Dinas.

Tag

Srikandi Langkat