Dalam kondisi normal, Aplikasi SRIKANDI menggunakan Penomoran Otomatis yang dilakukan pada tahap penandatanganan oleh Tata Usaha (TU) atau Penandatangan Pertama. Namun, apabila terjadi gangguan sistem sehingga penomoran otomatis tidak dapat digunakan, proses penomoran manual dapat dilakukan sebagai langkah kontinjensi agar pelayanan persuratan tetap berjalan.
📌 Panduan ini bertujuan menjaga agar penomoran naskah dinas tetap berurutan, tidak terjadi nomor ganda (duplicate), serta memastikan pelayanan persuratan tetap berjalan meskipun aplikasi SRIKANDI mengalami gangguan teknis.
🎯 Tujuan
- ✅ Menjaga keberlangsungan pelayanan persuratan.
- ✅ Menghindari nomor surat ganda (duplicate).
- ✅ Menjaga urutan penomoran naskah dinas.
- ✅ Mempermudah sinkronisasi setelah aplikasi kembali normal.
⚠️ Kapan Panduan Ini Digunakan?
Panduan ini digunakan apabila terjadi salah satu kondisi berikut:
- 🖥️ Server SRIKANDI tidak dapat diakses.
- 🌐 Gangguan jaringan nasional.
- 🔧 Maintenance sistem.
- ❌ Penomoran otomatis tidak berfungsi.
- ⚡ Gangguan teknis lainnya sehingga nomor surat tidak dapat diambil dari aplikasi.
💾 Persiapan (Sangat Disarankan)
Sebelum terjadi gangguan, akun Tata Usaha / Sekretaris disarankan melakukan backup daftar penomoran otomatis secara berkala, misalnya setiap awal hari kerja atau sebelum jam kerja berakhir.
Menu:
Tata Naskah Dinas → Penomoran Otomatis → Unduh Daftar
Gambar 1. Unduh daftar penomoran otomatis
Simpan file Excel tersebut sebagai arsip backup.
Isi File Backup
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| NO | Nomor urut data |
| JENIS NASKAH | Jenis surat |
| KOMBINASI | Format penomoran |
| PENULISAN BULAN | Format bulan |
| JENIS PENOMORAN | Jenis nomor |
| NOMOR DIMULAI DARI | Nomor awal |
| JUMLAH NASKAH YANG SUDAH MENGGUNAKAN | Jumlah nomor yang telah digunakan |
| NOMOR SELANJUTNYA | Nomor berikutnya yang akan digunakan |
⭐ Kolom Nomor Selanjutnya merupakan informasi terpenting yang akan digunakan sebagai acuan apabila penomoran harus dilakukan secara manual.
📝 Langkah 1 — Menentukan Nomor Surat Manual
- Buka file backup Excel.
- Cari Jenis Naskah yang akan dibuat.
Contoh:
| Jenis Naskah | Nomor Selanjutnya |
|---|---|
| Surat Dinas | 125 |
Maka surat pertama menggunakan nomor:
125
Apabila selama gangguan dibuat tiga surat, maka nomor yang digunakan adalah:
- 125
- 126
- 127
📒 Langkah 2 — Catat Nomor yang Sudah Digunakan
Selama masa gangguan, buat daftar sederhana sebagai dokumentasi.
| No | Nomor Surat | Jenis Naskah | Tanggal |
|---|---|---|---|
| 1 | 125 | Surat Dinas | 31 Juli 2026 |
| 2 | 126 | Surat Dinas | 31 Juli 2026 |
| 3 | 127 | Surat Dinas | 31 Juli 2026 |
Catatan ini akan digunakan untuk melakukan sinkronisasi setelah sistem kembali normal.
🔄 Langkah 3 — Sinkronisasi Setelah SRIKANDI Normal
Masuk menggunakan akun:
👤 Tata Usaha / Sekretaris
Kemudian buka menu:
Tata Naskah Dinas → Penomoran Otomatis
Pilih Jenis Naskah yang digunakan selama gangguan, kemudian sesuaikan nilai Nomor Selanjutnya.
Contoh
Sebelum gangguan:
Nomor Selanjutnya = 125
Selama gangguan digunakan:
- 125
- 126
- 127
Maka setelah sistem kembali normal:
Nomor Selanjutnya = 128
Dengan demikian surat berikutnya yang dibuat melalui aplikasi SRIKANDI akan otomatis menggunakan nomor 128.
📊 Contoh Sinkronisasi
| Kondisi | Nomor |
|---|---|
| Nomor terakhir sebelum gangguan | 124 |
| Nomor manual pertama | 125 |
| Nomor manual terakhir | 127 |
| Nomor berikutnya pada SRIKANDI | 128 |
🔀 Ilustrasi Alur
SRIKANDI Normal
│
▼
Unduh Daftar Penomoran (Backup Excel)
│
▼
Gangguan Sistem
│
▼
Lihat "Nomor Selanjutnya"
│
▼
Gunakan Nomor Secara Manual
│
▼
Catat Semua Nomor yang Dipakai
│
▼
SRIKANDI Normal Kembali
│
▼
Masuk ke Penomoran Otomatis
│
▼
Sesuaikan Nomor Selanjutnya
│
▼
Penomoran Berjalan Normal Kembali
- Backup daftar penomoran dilakukan secara berkala oleh Tata Usaha/Sekretaris.
- Penomoran manual hanya digunakan saat penomoran otomatis benar-benar tidak dapat digunakan.
- Catat seluruh nomor yang digunakan selama masa gangguan.
- Segera sesuaikan Nomor Selanjutnya setelah sistem kembali normal.
- Penyesuaian dilakukan per Jenis Naskah.
- Unduh daftar penomoran otomatis setiap awal hari kerja atau di akhir kerja.
- Simpan file backup pada folder bersama yang aman.
- Buat Log Penggunaan Nomor Manual yang memuat tanggal, nomor surat, jenis naskah, dan petugas.
- Lakukan sinkronisasi segera setelah aplikasi kembali normal.
📌 Kesimpulan
Dengan melakukan backup daftar penomoran otomatis secara berkala, pelayanan persuratan tetap dapat berjalan meskipun aplikasi SRIKANDI mengalami gangguan. Setelah sistem kembali normal, lakukan penyesuaian Nomor Selanjutnya agar penomoran tetap berurutan, tidak terjadi duplikasi, dan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku.
✅ Backup daftar penomoran otomatis merupakan langkah terbaik yang sederhana namun sangat penting untuk menjaga kesinambungan pelayanan persuratan pada kondisi gangguan sistem SRIKANDI.